Hver virksomhed gør sit bedste for at indsamle kundedata, lige fra e-mailadresser og telefonnumre til profiler på sociale medier. Du kan dog opleve, at det kan være en hovedpine at istrere disse oplysninger på tværs af forskellige enheder og platforme.
Måske har du brug for adgang til en e-mail sendt af din sælger til en ny kunde. Eller måske har du modtaget en klage direkte fra en tilbagevendende kunde. Du ved dog ikke, hvem de normalt handler med i virksomheden. Hvis du støder på problemer som disse, kan det være på tide at genoverveje, hvordan du istrerer dine kontakter.
1. Centraliser data ved at bruge de rigtige værktøjer
Selv som startup er det bedst at opbevare kontaktoplysninger på et centralt sted. Du bemærker muligvis, at du har en e-mailadresse til nogle klienter gemt i Outlook eller Gmail. Du er forbundet med andre på X, LinkedIn eller andre sociale medier. Måske for nogle få kunder har du kun et telefonnummer i din forældede papirarrangør.
Hvis dit personale er nødt til at flytte mellem forskellige platforme for at få adgang til kontaktoplysninger, er de nødt til at blive bremset. Brug i stedet et enkelt system eller en global adresseliste til at indsamle og gemme kundedata. Du vil måske starte med et brugervenligt system som Microsoft Excel eller Google Spreadsheets. Til sidst bliver du dog nødt til at flytte til noget mere kraftfuldt, såsom BIGs eller Hubspot.
Sørg for, at du kan få adgang til kontaktoplysninger på alle dine enheder, inklusive din smartphone. Selvom det kræver specifikke trin, er det ikke svært at synkronisere globale adresselister til iPhone eller Android-enheder. Medarbejdere, der synkroniserer den globale adresseliste til deres personlige enheder, er mere tilbøjelige til at afstå fra at beholde deres egen overflødige personlige kundekontaktliste.
2. Filtrer og tilpas kontakter
Hver af dine kontakter har forskellige behov. Du indsamler data fra investorer, kunder, der har foretaget et køb, potentielle kunder og leverandører. Et effektivt CRM-værktøj giver dig mulighed for at kategorisere dine kontakter. Du vil være i stand til at give de rigtige oplysninger til de rigtige personer på det rigtige tidspunkt.
Kategorier kan variere afhængigt af dine specifikke behov. Ud over at inkludere individets rolle, kan du bruge deres placering, hvor du tilsluttede dig, eller branchetags som finans eller HR. Så hvis du har brug for at nå ud til alle, der deltog i et specifikt seminar, kan du søge med det søgeord.
At føre noter i din kontaktdatabase er en glimrende måde at tilføje et personligt præg til dine fremtidige samtaler. Nævnte en kunde, at deres ældste barn snart skulle giftes? Eller måske udtrykte de interesse for at lære at stå på ski. Notér disse detaljer. Næste gang du taler med dem, kan du spørge om brylluppet, eller om de er nået til pisterne. Hvis du tilføjer disse personlige præg til din samtale, opbygger du en stærkere forbindelse med kunderne.
3. Forbind med sociale profiler
Dine kunder er bundet til at være på sociale medier. Over fem milliarder mennesker verden over bruger en eller anden form for socialt websted. Det tal forventes at stige til over seks milliarder i 2028. Derfor er det bydende nødvendigt, at du inkorporerer sociale profiler i din kontakthåndtering.
Når du anmoder om kontaktoplysninger fra kunder, skal du bede om profiler på sociale medier ud over e-mailadresser og telefonnumre. Du vil være bedre forberedt til at tilbyde personlige svar og spore dine kunders præferencer. Ved at give hurtige svar på spørgsmål stillet på sociale netværk kan dine følgere kontakte dig direkte på deres foretrukne websted. Derudover kan du bruge disse platforme til at stille spørgsmål og indsamle .
At følge indhold på sociale medier kan blive overvældende, hvis du ikke er forsigtig. Gør brug af sociale styringsværktøjer som Hootsuite, Buffer eller SocialPilot. Disse værktøjer kan hjælpe dig med at spore dine sociale konti. Du vil være i stand til at genkende muligheder for interaktion uden at blive opslugt af en strøm af indlæg. De leverer også sociale analyser og giver flere medarbejdere mulighed for at få adgang til indhold og lave indlæg.
4. Hold data opdateret og sikker
Rodede, gentagne og forældede kontaktoplysninger er ubrugelige for dit team. Uddeleger et teammedlem til regelmæssigt at beskære din kontaktliste, eller du kan bruge et program, der gør det for dig. Sørg for at fjerne personer, der ikke længere ønsker at modtage korrespondance fra din virksomhed.
Hvis tanken om at slette gamle kontakter, herunder tidligere kolleger eller tidligere kunder, stresser dig, så arkivér dem i stedet. Dette udelukker dem fra din primære kontaktdatabase, men du mister ikke en forbindelse, der kan blive praktisk i fremtiden.
Sikkerhed er afgørende for at forhindre hackere i at stjæle din kontaktliste og bringe sikkerheden af dine kunders data i fare. Vælg et sikkert, krypteret CRM-værktøj for at sikre effektiv sikkerhed.
Som et spørgsmål om universel procedure bør alle enheder, der bruges til arbejdsformål, have adgangskoder til at låse skærmene op. Derudover bør ethvert program, der kan give adgang til følsomme data, have tofaktorautorisation aktiveret, hvis det er tilgængeligt. Selvom det er et ekstra skridt for alle at gå igennem, er sikkerhedsfordelene besværet værd.
Der er også et spørgsmål om at sikre, at kun visse personer har adgang til bestemte datakategorier. Begræns adgangen til kontaktoplysninger til kun autoriserede medarbejdere. Dette inkluderer tildeling af tilladelser til hver enkelt person, fra at kunne se listen til at tillade redigeringer.
Og sørg for aldrig at tillade tidligere medarbejdere at beholde deres adgang. Offboarding-procedurer skal altid inkludere adgangsafbrydelse til alle programmer og lister, der indeholder vigtige oplysninger. Det er pinligt, når en medarbejder, der forlod på gode vilkår, bevarer adgangen. Det kan være potentielt katastrofalt, hvis en utilfreds tidligere medarbejder kan skabe kaos i systemet eller få fingrene i klientoplysninger.
Din fremtid for kontaktstyring
Effektiv kontakthåndtering handler ikke kun om at organisere navne og numre. Det handler om at skabe sømløse forbindelser, der styrker dit team og styrker kunderelationer. Et organiseret, centraliseret system er mere end en bekvemmelighed – det er en konkurrencefordel, der fremmer effektiviteten og fremmer stærkere forbindelser.
Ved at udstyre dit team til at reagere hurtigt, tile deres opsøgende rækkevidde og forblive proaktive, skaber du et grundlag for dybere tillid. Kundernes forventninger udvikler sig konstant. Din evne til at forblive smidig og kundefoket vil adskille din virksomhed og skabe varig succes.
