Medarbejdernes samlede interne viden er livsnerven i enhver virksomhed. Selvom det kan være svært at kvantificere, er det stadig afgørende for enhver virksomheds succes.
Problemet er, at intern viden ofte kun opbevares i arbejdernes hoveder. Hvis der overhovedet er dokumentation for denne information, er den sandsynligvis begravet i e-mail-tråde, Slack-kanaler eller en anden form for kommunikationssystem, du måske bruger. Fordi der ikke er noget centraliseret knudepunkt for virksomhedens optegnelser, bruger medarbejderne unødvendig tid og energi på at spore de data, de har brug for.
Så hvordan løser du dette problem? Løsningen er at centralisere alle dine oplysninger til en enkelt ressource, som medarbejderne kan konsultere, når som helst de har en forespørgsel. Heldigvis for dig vil vi i denne artikel forklare, hvordan du opnår netop det. Læs videre for at lære, hvordan du skaber gode intern dokumentation.
Sæt et specifikt mål
At identificere dit slutmål for den interne dokumentation er det første skridt. Ting som bedre videnstyring, øget produktivitet og lettere informationsudveksling er alle eksempler på dette.
Teamwork er påkrævet under udvikling af dokumentation. Derfor skal alle være på samme side. Alle, der hjælper med dokumentationen, bør trænes i projektets mål, så de kan bidrage mere effektivt. For at strømline hele dokumentationsprojektet kan du overveje at bruge dokumentationsværktøjer at hjælpe med at organisere alt mere effektivt.
Opret en ramme for webstedets navigationsindhold
Der bør være en plan og en ramme bag ethvert vellykket videnstyringsinitiativ. Din interne dokumentation vil højst sandsynligt tage form af en videnbase med sektionsoverskrifter for at hjælpe dig med at kategorisere de sider, du opretter.
Sorter gennem dine oplysninger og tænk på logiske kategorier, som du kan placere relaterede oplysninger i. Medarbejdere skal nemt kunne navigere i layoutet, så undgå at oprette for mange underkategorier. Oprethold en ligetil ramme i din videnbase for at hjælpe dine medarbejdere med nemt at finde den nødvendige information.
Opret skabeloner
Oprettelse af skabeloner er en fantastisk måde at sikre, at alle dine dokumenter er konsistente, uanset hvem der opretter dem. En indholdsfortegnelse, overskrifter og underoverskrifter samt en introduktion og konklusion bør alle være inkluderet for at gøre det nemt at udfylde dem med relevant information i stedet for at skulle skrive dokumenterne fra bunden hver gang.
Brug lidt tid på at lave dokumentskabeloner, som alle kan bruge. Disse kan gemmes i din videnbase og genbruges efter behov.
Brainstorm for ideer
Nu kommer den sjove del. For at beslutte, hvilke typer interne dokumenter du skal inkludere i din vidensbase, skal du sammensætte en gruppe af "vidensmestre." Sørger for at samle repræsentanter for hver afdeling, da de vil bringe forskellige ideer på bordet. Husk dog, at selvom det er sandt, at alles mening er værdifuld, er det også afgørende ikke at overdokumentere.
Fremhæv vigtige detaljer
De bedste videnbaseprogrammer giver dig mulighed for at fremhæve vigtige detaljer med karakteristisk formatering. Typisk vil de blive sat ud fra resten af teksten ved hjælp af en kontrasterende baggrundsfarve for bedre at understrege deres indhold.
Når du skriver teknisk dokumentation, er det ekstremt vigtigt at inkludere væsentlige advarsler, som medarbejderne bør læse, før de fortsætter. Dette vil hjælpe dig med at undgå tekniske problemer og mulig systemnedbrud.
Inkluder referencer til relaterede artikler
Din videnbases søgeværktøj er ikke den eneste metode, som arbejdere vil bruge til at lede efter nyttige dokumenter. Dit personale vil være bedre i stand til at finde den dokumentation, de har brug for, hvis du giver links til relaterede emner i hele dit indhold.
Når dokumenter er godt forbundet, bliver det meget nemmere for medarbejderne at navigere og bruge din videnbase til deres fordel. Dette vil øge webstedets nytteværdi og øge produktivitetsniveauet markant.
Gennemgå dokumenter med kolleger
Når dit arbejde er færdigt, bør du få det gennemgået af dine kammerater for at sikre korrektheden. Hvis du vil sikre dig, at dine dokumenter er på niveau, skal du have medarbejdere fra alle afdelinger til at gennemgå dem, inklusive eksperter inden for relaterede områder og dem, der skal bruge dokumentationen.
Selvom du bruger meget tid på at lave fejlfrie dokumenter, kan et nyt sæt øjne altid hjælpe dig med at polere det til perfektion.
Afsluttende tanker
Dine medarbejdere behøver ikke længere at genopfinde hjulet på grund af al den nyttige information, du har dokumenteret indeni. Hvis nøglemedlemmer af dit team beslutter sig for at forfølge andre muligheder, bør du ikke flippe ud. Du har nu adgang til en pulje af virksomhedsspecifik viden, som du og dine kollegaer kan trække på, hvilket burde føre til større effektivitet og produktivitet.
