Virksomheder har normalt snesevis af papirarbejde i deres daglige drift. Der er altid kontrakter, aftaler, formularer og dokumenter, der skal underskrives. Elektroniske signaturer er en avanceret måde at underskrive dokumenter på uden noget papirarbejde. Du behøver ikke at udskrive eller spore, hvem der har underskrevet et bestemt dokument. Virksomheder og virksomheder, der bruger elektroniske signaturer, oplever betydelige positive resultater, fra nedsat dokumentation til mere produktivitet og effektivitet.
Hvad er en elektronisk signatur?
Elektroniske signaturer er symboler eller data i digital form, der er knyttet til et elektrisk sendt dokument med den hensigt at underskrive det. De er nemme og bekvemme at bruge, da du kun behøver at klikke med musen for den elektroniske signering. Der er forskellige måder at oprette en elektronisk signatur på, som at skrive din signatur ved hjælp af tastaturet, bruge markøren til at tegne din signatur, e et billede af din signatur eller bruge fingeren på din berøringsskærmenhed til at spore din signatur.
Hvis du undrer dig hvordan man underskriver et Word-dokument og hvad fordelene ved elektroniske signaturer er, er du kommet til det rigtige indlæg. I løbet af de næste fem minutter eller deromkring vil du lære om de storslåede fordele ved elektroniske signaturer. Tag et kig!
1. Let at bruge
At lære at bruge og skabe elektroniske signaturer er en tur i parken. Du kan søge efter tilgængelige apps og onlineressourcer, der kan hjælpe dig med at bruge og designe din personlige elektroniske signatur. Når du har oprettet din elektroniske signatur, kan du vedhæfte den til ethvert dokument, du ønsker.
En elektronisk signatur er praktisk for dig og dine medarbejdere, da du elektronisk kan underskrive et dokument på få sekunder, uanset hvor du er på din enhed. Det sikrer også, at dit arbejde udføres uden forstyrrelser.
2. Det er pålideligt
Elektroniske signaturer er designet ved hjælp af værktøjer, der tilbydes af Digital and Population Data Services Agency, hvilket betyder, at de er pålidelige. De garanterer det underskrevne dokuments integritet, originalitet og ubestridelighed. Avancerede elektroniske signaturer giver de involverede parter tillid til, hvem der har underskrevet dokumentet, at signaturen ikke er blevet afbrudt eller ændret efter at være blevet underskrevet, og at underskriveren ikke kan nægte at underskrive dokumentet eller hævde, at der er sket ændringer i dokumentet efter underskrivelse.
3. Tidsbesparende
Processen med at underskrive papirdokumenter kan være kedelig. Du skal følge en lang proces med at udskrive, scanne eller faxe dokumentet. Hvis det skal underskrives af flere, skal du tage dig tid til at sende og vente på at modtage dokumentet. I værre scenarier, hvis dokumentet har værdifuld information, skal du sørge for en personlig dokumentunderskrivelse. Det kan blive endnu værre, når dokumentet er malplaceret, da du skal starte hele processen forfra, hvilket øger risikoen for juridisk ansvar.
Men at vælge elektroniske signaturer sparer dig for besværet. Det tillader dokumenter at være underskrevet og vendte tilbage i løbet af få sekunder. Dette sparer din virksomhed for en masse tid, der er rettet mod at gennemføre virksomhedens projekter. Øget kontrakt- og forslagshastighed hjælper med at opretholde gode relationer til dine kunder, samtidig med at du får den fordel, du har brug for.
4. Omkostningseffektiv
I virksomheder leder ledere altid efter måder at reducere omkostningerne og øge deres overskud. Ved at vedtage elektroniske signaturer hjælper du dig med at undgå unødvendige omkostninger ved at købe papirer, kuglepenne, printere og andre omkostninger forbundet med papir-blæk-signering af et dokument. Det sparer også transportomkostninger for personlige underskrifter, der følger med papirdokumenter.
Generelt hjælper elektroniske signaturer med at reducere mængden af papirarbejde på dit skrivebord og de nødvendige materialer til at sende og modtage dokumenter til underskrift. Desuden løser det menneskelige fejl, der opstår, når du underskriver et dokument manuelt. Disse fejl og uoverensstemmelser kan vise sig at være dyre i det lange løb.
5. Sikker og sikker
Når man beskæftiger sig med meget værdifulde dokumenter, kan det være udfordrende at sikre, at de når de rigtige mennesker med de rigtige midler. Selv efter overholdelse af alle sikkerhedsprotokoller er der altid risiko for, at dokumenterne bliver forlagt, stjålet eller manipuleret.
Men skift til elektroniske signaturer sikrer, at dine dokumenter er sikre, fordi:
- De fremskynder underskriftsprocessen og mindsker udvekslingen af hænder
- De garanterer, at der ikke mangler nogen signatur
- De er svære at forfalske og er juridisk bindende
- Uvedkommende kan ikke få adgang til det elektroniske dokument uden tilladelse
- Elektronisk underskrevne dokumenter giver oplysninger som underskriverens identitet, tidspunkt for underskrift og placering
- De kan registrere selv små ændringer og justeringer, hvilket gør dem svære at pille ved
- De kan beskyttes med adgangskoder og biometriske godkendelsesmetoder for yderligere sikkerhed
6. Uafhængig af tid og sted
I modsætning til at underskrive papirdokumenter, hvor du skal være til stede på kontoret eller sørge for en personlig underskrift, kan elektroniske signaturer laves hvor som helst og når som helst. Dette er vigtigt, især med stigningen i fjernarbejde; det gør det muligt at underskrive dokumenter eksternt i stedet for, at underskriverne rejser for at underskrive et dokument. Beliggenhedsuafhængighed er vigtig, især når det samme dokument skal underskrives af flere personer. Underskriverne behøver ikke finde et sted at mødes; alle tegner hvor som helst de er.
7. Miljøvenligt
Brug af elektroniske signaturer har en positiv indvirkning på miljøet og bæredygtig udvikling. Elektroniske signaturer reducerer brugen af papir, som forurener miljøet, markant. Papir er også lavet af træer, så en reduktion af deres forbrug betyder færre træer, hvilket hjælper med at skåne miljøet. Fjernsignering, der kan udføres hvor som helst når som helst, hjælper også med at reducere rejser. Rejsereduktion hjælper med at reducere antallet af bilulykker.
8. Metode til signering på tværs af grænser
Elektroniske signaturer er en hurtig og effektiv måde, når dokumenter skal underskrives på tværs af grænser. I EU er den elektroniske signatur dog styret af EU's eIDAS-regler. En kvalificeret elektronisk signatur (QES) er acceptabel i EU-landene.
Konklusion
Elektroniske signaturer er fremskridt inden for teknologi med mange fordele. Det sparer dig ikke kun penge, men hjælper også din virksomhed med at vokse økonomisk. Elektroniske signaturer forstyrrer ikke dine forretningsaktiviteter; de integreres med forretningsværktøjer, som du allerede besidder, inklusive Google Docs, PDF, Dropbox, Microsoft Word og Salesforce, blandt andre. Du behøver ikke en grund til at vedtage elektroniske signaturer; det er et krav for enhver virksomhed eller organisation.
