De ideelle kunder giver mulighed for at udnytte din ekspertise i bytte for en rimelig kompensation for dit arbejde. Uanset hvor robust din undersøgelsesproces er, er oddsene gode for, at det bliver et problem at få betalt. En forståelse af tone, levering og hensigt vil hjælpe med at lukke betalingshuller og forbedre dine værdifulde kunderelationer. Udvid dit forretningssans, og lær, hvordan du yndefuldt skubber ikke-betalende kunder med uden brændende broer.
1. Automatiser faktureringspåmindelser og eskaleringer
Byg et fundament, der gør at få betalt automatisk ved at bruge regnskabssoftware til fakturering. Tilslut dine eksisterende betalingsbetingelser i overensstemmelse med dine kundeaftaler og automatiser rykkere for kommende og forfaldne fakturaer
For kunder, der er bagud med betalinger, skal du bruge eskaleringer i dit fakturadesign for at udtrykke deres vigtighed og hastende karakter. Tilbyd en række betalingsmuligheder for at gøre det nemt for kunderne at betale, herunder med kort. I nogle tilfælde er kortbetalinger nemmere at udføre i forhold til checks, hvilket kan være kilden til forsinkede betalinger.
2. Etabler en venlig, personlig kommunikationskadence
Uanset hvilket slutprodukt eller den service du leverer, er du i relationsbranchen. Invester i at etablere et godt forhold til dine kunder gennem hele dit engagement for at hjælpe med at forbedre kommunikationsstrømmene.
Tjek regelmæssigt ind hos kunderne i løbet af måneden for at få en puls på, hvordan de har det, og hvordan du kan støtte dem. Tryk på forretning, men bed om en opdatering om, hvordan den sidste ferie var eller deres børns fodboldmesterskab. Når det er tid til at spørge om deres forfaldne betaling, vil kommunikationskanalen allerede være åben.
3. Vær klar og direkte
Du har ikke tid til at slå rundt, men der er en balance at finde, når det kommer til penge. Fok på at være klar og direkte med dit spørgsmål, mens du altid antager positive hensigter. Der kan være gode eller forståelige grunde til, at de er bagud med betalinger, og en venlig påmindelse kan være velkommen.
Din kontokontakt er muligvis ikke den, der er ansvarlig for at sende betalinger, og din ligetil e-mail-opfølgning flytter tingene videre. Kom med en begrundelse bag dit budskab, som om du er ved at afslutte månedens regnskab eller gennemgå dine yndlingskonti.
4. Brug flere kanaler til at få budskabet igennem
Der er indbakke nul personer, og der er dem, hvis indbakker skal markeres for hamsterstatus. Din kunde synkroniserer muligvis ikke med din faktureringskanal, så det er vigtigt at overveje deres foretrukne kanal.
Hvis din regnskabssoftware automatiserer fakturering, skal du sikre dig, at modtageroplysningerne er til den rette kontakt med din klient. Implementer en papirfaktureringspåmindelse for fakturaer, der er forfaldne i et bestemt antal dage, som kan komme til en CFO's skrivebord med den rigtige adresseblok. Endelig kan en telefonopkaldsopfølgning til din kundes regnskabsteam give et seriøst skub til de personer, der er bemyndiget til at lukke fakturaen.
5. Tilbyd indstillinger til True Up-konti
Fleksibilitet er en form for nåde, der altid er værdsat, og at udvide den til dine kunder giver dem en empatisk udstråling. At være bagud med betalinger kan føles pinligt, selvom det er en ærlig fejl. Ved at give dine kunder muligheder, giver du dem fordelen af tvivlen og øger dine chancer for at blive betalt.
Brug din faktureringssoftware til at opdatere betalingstypeindstillinger, opdele betalingsbeløbet eller forlænge vilkårene. Disse muligheder kan kombineres eller parres for at udvide fleksibiliteten til dine kunder nu eller på længere sigt.
6. Mød op til et improviseret besøg
En ikke-planlagt pop-in må ikke føles som en scene ud af en gangster-film, men den kan være lige så effektiv. Kom forbi med en god historie, en forkælelse for hele kontoret eller en arbejdsrelateret gevinst til dine kunder med et velkomstbord. En kasse med donuts er altid et hit, og din tilstedeværelse på stedet behøver ikke at komme med en fakturapåmindelse.
Ved at møde op personligt og med en positiv grund til at være der, kommer din langvarige faktura naturligt til at tænke på. Hvis bagværk ikke er noget for dig, kan du medbringe de seneste kampagnemetrik-dæk i en flot mappe eller trykprøver til gennemgang.
7. Udtryk empati og forståelse
Venlighed vinder i erhvervslivet og livet, så gør ledelse med empati til dit primære mål. Vær blød med din levering og sigt efter at komme i kontakt med personen på den anden side, før du starter din virksomhed. Se dem som mennesker først, snarere end en udestående regning.
Spørg: "Hvilke leverancer kan vi hjælpe dig med?" og "Hvad er din største stress i disse dage?" Dernæst skal du bare lytte og vente på deres svar og holde dem i tale. Tingene kan være hårde derhjemme, virksomheden kan være i problemer, og forsinkede betalinger er bare det røde flag.
8. Eskalér rækkevidden af dine påmindelser
En kopi af en e-mail er det professionelle svar til at sende en seddel hjem til ens forældre i folkeskolen. Når dine andre bestræbelser kommer til kort, er eskalering af forsinkede fakturaer et nyttigt og ofte effektivt næste skridt i retning af at ophæve konti. Inkluder en kopi af din faktura til en venlig og direkte e-mail check-in til din primære kontaktperson og nøgleledelse.
Dette vil placere din påmindelse foran de personer, der kan fremskynde betalingerne. Hvis der er et problem under opsejling, kan deres svar eller mangel på samme informere dig om, hvad du skal gøre næste gang. Hvis der er en klar kommandokæde, kan du prøve dette mere end én gang ved at tilføje ekstra CC'er, mens du gør.
9. Niveau-sæt på forventninger og forpligtelser
Når du har brugt andre muligheder, er det tid til at opdatere og genklare din forretningsaftale med dine ikke-betalende kunder. Planlæg en mere formel samtale med din primære kontaktperson, ledelse og endda økonomi- eller juridiske team for at gennemgå din kontrakt. Tilbyd muligheder for omstrukturering eller endda opsigelse af kontrakten, hvis aftalen ikke kan reddes, med betingelse om fuld betaling for leveret arbejde.
I nogle tilfælde hjælper en månedlig tilbagebetaling med at udjævne deres driftsomkostninger bedre end variabel fakturering. Her opnår du forudsigelighed i indkomsten og en automatiseret opkrævningsproces, der sikrer, at dit kundeforhold har et godt omdømme.
Fokus på værdi og gensidig respekt
Brug overbevisende kommunikationsteknikker til at flytte samtalen fremad. Spørg: "På en skala fra 1-10, hvor glad er du for vores arbejde?" De vil blive tvunget til at svare med deres tilfredshedsniveau og komme med deres erkendelse af din værditilvækst. Ved at tvinge dem til at sætte værdi på dit arbejde, vil de være mere motiverede til at optimere din konto. Vær tålmodig, mens du arbejder dig igennem denne proces, og udvid nåde og forståelse, mens du respekterer værdien af dit arbejde.
