I dag gør folk mere og mere online. Online shopping, undervisningskurser og kommunikation er blevet en livsstil for de fleste amerikanere. Virksomheder gør endda mere online. Et utal af arbejdstagere begynder at arbejde eksternt, og nogle klienter foretrækker online kommunikation frem for personligt.
Denne flytning til nettet har gjort det vanskeligere at udføre forretninger. At videregive dokumenter fra en person til en anden kan involvere scanning af papiret, oprettelse af e-mailen og derefter kryptering af det for at sikre det. Derefter kan du aldrig være sikker på, om den person, der skal se det, er den eneste, der gør det. Et virtuelt datarum kan hjælpe i sådanne situationer.
Hvad er et virtuelt datarum nøjagtigt?
Virtuelle datarum (eller VDR) er ligesom det lyder. Det er et sikkert ”værelse” online. Virksomheder kan e dokumentation og dele den sikkert blandt ansatte og klienter. Disse værelser tillader kun brugere at se dokumenter, der er relevante for dem, og du kan indstille autorisationsindstillingerne for hvert dokument, du sender. Dette giver mulighed for fortrolig deling af information mellem mange mennesker og virksomheder.
Mange virksomheder kan drage fordel af at bruge en VDR
Mange forskellige typer virksomheder kan drage fordel af at bruge VDR, såsom:
- Revisionsselskaber
- Fusions- og overtagelsesvirksomheder
- Bankselskaber
- Advokater
- Ejendomsmæglere
- Virksomheder, der arbejder med andre virksomheder og mere
Da VDR'er muligvis ikke er for alle, skal du huske at diskutere dine muligheder med investorer, tilknyttede teammedlemmer, dit bestyrelse og eventuelle VDR-udbydere, før du tilmelder dig.
Sikkerhed er vigtig, når det kommer til dine dokumenter
Dataovertrædelser er en skræmmende ting. At have dine forretningsoplysninger eller dine personlige oplysninger kompromitteret kan føre til mange konsekvenser, såsom mistet forretning. Dette er grunden til at spørge om cybersikkerhedstrin, som din potentielle udbyder har på plads, er så vigtigt.
Tøv ikke med at spørge, hvilke sikkerhedsforanstaltninger de har på plads, samt udvikle en plan, hvis der skulle ske noget.
Fordelene ved VDR'er
Der er mange fordele ved at bruge virtuelle datarum til din virksomhed, Såsom:
- De giver dig mulighed for at gemme og sende data sikkert. Din VDR bliver et lager med forskellige slags dokumenter og bevarer dem, hvis de er nødt til at blive brugt i fremtiden. Desuden kan du kun stole på dem, der skal se dokumentet. Du bestemmer ikke kun, hvem der har adgang til hvilket dokument, men din VDR-udbyder arbejder også hårdt for at holde dine oplysninger private og sikre.
- De giver dig mulighed for at drive forretning med flere mennesker. Globale virksomheder eller firmaer på den anden side af jorden kan gøre forretninger med dig. Da du kan dele oplysninger på tværs af et sikkert netværk, kan din virksomheds tilstedeværelse øges. Dette kan igen hjælpe med at øge dit overskud.
- De kan spare din virksomheds penge. Når det kommer til en virksomheds budget, hjælper hver bit. Når du bruger en VDR i stedet for fysisk at sende dokumenter, sparer du penge på porto, papir, hæfteklammer og endda kopimateriel. Disse omkostninger kan alle tilføjes over tid, hvilket gør VDR til en smart beslutning for dit budget.
- De giver mulighed for deling i realtid. Hvis du hurtigt skal foretage ændringer eller aftaler, er VDR'er en god mulighed. De giver mulighed for hurtig levering af dokumentation. det bare og send det hvor det skal hen. Modtageren kan se det næsten øjeblikkeligt og gribe ind.
