Når du tænker på e-mail-apps, tænker du sikkert på platforme, der lader dig sende, modtage, læse og svare på tekstbaserede e-mail-beskeder.
Nå, dette er kun det mindste, en e-mail-app kan gøre. Mange e-mail-platforme har en række andre indbyggede, endda skjulte funktioner, som du kan drage fordel af for at få mere gjort.
Husk, at ikke alle disse funktioner er tilgængelige i alle e-mail-apps. Så hvis du finder en, du gerne vil drage fordel af, så sørg for at notere, hvor du kan finde den.
Imponerende e-mail-funktioner, du sandsynligvis ikke forbinder med de fleste e-mail-apps
Indbyggede talebeskeder
Ja, det er rigtigt. Din e-mail-app kan indeholde integrerede talebeskeder - når en e-mail ikke er effektiv nok.
For eksempel giver Spike e-mail (en af de mest funktionsrige e-mail-platforme, vi har prøvet på det seneste) dig mulighed for at optage og dele talebeskeder direkte i dine e-mail-tråde, og du kan endda sende dem via gruppechat og kollaborative onlinenotater. .
Ikke alene sparer en talebesked tid, når du sender et svar eller en opdatering, den føles meget mere personlig og giver dig mulighed for at sige, hvad du virkelig mener. Du vil dog gerne. Kort sagt, det er en mere udtryksfuld måde at kommunikere på, og du kan gøre det hele fra din primære e-mail-app.
Lær mere om Spikes talebeskedfunktion her: https://www.spikenow.com/features/voice-message/.
Fortryd send
Har du nogensinde sendt en e-mail afsted, blot for at indse, at den indeholdt en fejl? Eller endnu værre, at du sendte det til den forkerte person? Hvis det er tilfældet, vil vi vædde på, at du sandsynligvis ønskede, at du kunne annullere afsendelsen af den e-mail.
Nå, med nogle e-mail-klienter, du faktisk kan fortryd en sendt besked, selvom det måske ikke altid er indlysende hvordan.
For eksempel, i Gmail, så snart du sender en besked, dukker der en notifikation op på din skærm, der fortæller dig, at beskeden er blevet sendt. Meddelelsen indeholder også en "Fortryd"-knap. Så hvis du er hurtig nok, kan du bare klikke på denne knap for at annullere afsendelsen af e-mailen.
Forskellige måder at se din indbakke på
Standardindbakkevisningen er ikke altid den eneste måde at se dine beskeder på. Mange e-mail-apps giver dig mulighed for at tile visningen og endda få den til at ligne noget helt andet.
Spike, som vi nævnte tidligere som et godt eksempel på en e-mail-klient med tonsvis af ekstra funktioner, lader dig faktisk se dine e-mail-tråde som samtaler i chat-stil.
Denne revolutionerende nye måde at se dine e-mails på kaldes samtale-e-mail, og den sætter naturligt menneskelige udtryk tilbage i indbakker overalt ved at gøre e-mails så glat som at sende sms'er frem og tilbage.
Nogle e-mail-apps lader dig endda ændre deres synspunkter, så de ligner andre mere.
Sig for eksempel, at du er langvarig Outlook-bruger, men du bruger Gmail til arbejdet. Du kan faktisk skifte til Gmails "Reader"-visning for at få din indbakke til at se ud og opføre sig mere som den Outlook-indbakke, du er vant til.
Permanent underskrift
At skrive din signatur ud i slutningen af hver e-mail, du sender, føles måske ikke som om det tager så meget tid, men tag et minut til at tænke over, hvor meget tid du har brugt på at gøre det over tusindvis af e-mails. Det er meget tid, du kan spare i det lange løb, ikke?
Mange e-mail-platforme giver dig mulighed for at oprette en permanent signatur, der automatisk bliver inkluderet i slutningen af hver e-mail, du sender, hvilket er ideelt til professionel korrespondance.
Du kan inkludere din typiske afmelding, såsom "Tak", efterfulgt af dit navn, samt andre vigtige oplysninger, du ofte inkluderer, såsom links til dit websted eller LinkedIn profiler. Du kan endda inkludere grafik, såsom et logo.
Du kan normalt finde den permanente signaturopsætning et sted i dine e-mail-indstillinger. Hvis du ikke kan finde det, skal du bare foretage en hurtig Google-søgning for at hente instruktioner til opsætning af en automatisk signatur.
Opgaver og to-do-lister
En e-mail-app med integrerede opgaver og to-do-lister lader dig hurtigt omdanne indholdet af en e-mail til handlingsrettede opgaver, som du derefter kan tildele til dig selv eller andre teammedlemmer.
Dette forvandler faktisk din e-mail-klient til et alt-i-én-arbejdsområde, som du kan bruge som en slags let projektstyringsplatform, og dermed skærer du ned på dit behov for andre projektstyrings- eller to-do-liste-apps.
Du finder ikke denne praktiske funktion i mange e-mail-apps, men du kan find det i Spike-e-mail.
Udsæt
Nogle gange kan du bare ikke være ulejlighed at håndtere en e-mail lige nu, og bare det at se på den kommer i vejen for andre, vigtigere opgaver.
Det er her en e-mail snooze-knap, ligesom Gmails, er praktisk. Når du klikker på en besked i din Gmail-indbakke, skal du se i yderste højre hjørne efter et lille ursymbol. Ved at klikke på dette kan du udsætte beskeden og fjerne den fra din indbakke, indtil du vælger et tidspunkt.
En anden måde at undgå at håndtere e-mails med lav prioritet (og forhindre dem i at fylde din indbakke) indtil senere, er at bruge en e-mail-app som Spike, der har en prioritetsindbakkefiltreringsfunktion.
