Siden starten har faxteknologi altid været en vigtig del af forretningskommunikation. Fra Japan til USA voksede faxmaskinen til et must-have-emne i millioner af kontorer over hele verden og nåede sit højdepunkt i popularitet i slutningen af 80'erne og begyndelsen af 90'erne inden fremkomsten af digital kommunikation.
Det, der gjorde faxning speciel, er, at det hjalp med at sende og modtage dokumenter på bare et par minutter, noget der før tog mere tid, når det var afhængig af særlige kurertjenester. Spol frem til 2020, og alle kommunikerer i løbet af millisekunder, selvom to mennesker er på den modsatte side af planeten. Øjeblikkelig kommunikation er et must, og der er masser af måder at kommunikere med det samme uden behov for ekstra udstyr.
Stadig er mange kontorer afhængige af faxning. Betyder dette, at vi er nødt til at købe en fax maskine eller en multifunktionsprinter? Heldigvis nej, tiden er ikke gået forgæves, der er nu virksomheder, der lader dig blande traditionel faxning med hastigheden på det digitale medium, hvilket gør faxning hurtigere og lettere end nogensinde før, mens de bevarer det, der betyder mest: sikkerhed og forsikring om, at din dokumentet er ankommet i de rigtige hænder.
Online-fax har revolutioneret måderne og hastigheden, hvorpå virksomheder kommunikerer, og hundreder af tusinder erstatter deres maskiner med en online-løsning. Lad os se på nogle af de bedste grunde til, at du også skal smide din faxmaskine og gå digital.
Du kan sende faxer via e-mail
En af de mest almindelige måder at faxe online er at gøre det via e-mail. Du kan bruge enhver e-mail-udbyder, du ønsker, men ifølge Googleonlinefax.com, Gmail er en af de bedste, når det kommer til online faxintegration.
Faxning via e-mail svarer meget til at sende en almindelig e-mail, den største forskel er i den måde, du indtaster modtagerens adresse. Du vil indtaste alle faxnumre i et e-mail-format, hvilket betyder, at du først skal indtaste cifrene, derefter tilføje “@” og derefter tilføje domænet for din foretrukne udbyder. I sidste ende skal modtagerens felt se sådan ud: faxnummer @ faxvirksomhed.com.
Indholdet af din fax es som en vedhæftet fil til e-mail, der er mange typer filer, som tjenester kan konverteres til fax på få sekunder, men det afhænger af den service, du bruger, så det er en god idé at først konsultere en repræsentant, før du betaler for en plan. Der er også gratis sider, der giver dig mulighed for at sende et par sider, men de fungerer kun med PDF- og DOC-filer.
Det er super hurtigt
Ved at udnytte den digitale teknologi er fax hurtigere end nogensinde før. Hvis du har brugt faxmaskiner før, ved du, at det ikke ligefrem er en hurtig affære. Det tager et par minutter at gennemføre, og det er hvis du ikke støder på almindelige problemer som papirstop eller afbrydelser.
At sende fax online på den anden måde tager kun et par sekunder, når du er vant til det. Når du har konfigureret alt i din e-mail, skal du bare trykke på Send og lade din online faxtjeneste tage sig af alt. Vent bare et par minutter, så ankommer en besked til din indbakke, der fortæller dig, at din fax er sendt. Selvom der er et problem undervejs, prøver tjenesten igen at sende faxen flere gange for at sikre, at den ankommer til sin destination.
Det er sikrere end at bruge en faxmaskine
Advokatfirmaer, sundhedsudbydere og endda almindelige virksomheder bruger fax, fordi det er sikkert, og sikrer, at dokumentet er ankommet, hvor det skal være. Online faxtjenester ved dette og har tilføjet sikkerhedsforanstaltninger, der overgår faxmaskinens.
Ud over at bekræfte hver eneste fax, du har sendt, har de på stedet punkt-til-punkt-kryptering og muligheden for at modtage fax i et format, der kun kan åbnes med en særlig app.
Nogle tjenester er også i stand til at levere HIPAA kompatible faxer, der hjælper sundhedsudbydere med at forblive kommunikeret effektivt og uden risici ved at følge det, der kræves af loven.
Din egen dedikerede faxlinje
Hver ny online faxkonto med en service leveres med sit eget online faxnummer, det er inkluderet i dit månedlige medlemskab. Du kan vælge mellem en lokal eller en vejafgiftgratis faxnummer med forskellige præfikser afhængigt af dit land og bopælsby. Dette nummer fungerer som en dedikeret faxlinje, der er åben 24/7 for at modtage dokumenter. Glem alt om travle linjer og manglende faxmeddelelser, og glem også afbrydelser. I modsætning til en almindelig linje, der kan afbrydes ved at tage telefonen, forbliver denne virtuelle linje altid åben for transmission og kan modtage flere faxdokumenter på én gang.
Avancerede faxfunktioner
Moderne faxtjenester har håndværktøj og funktioner, som du ønsker, du havde med en almindelig faxmaskine. Disse funktioner tager din fax til et helt nyt niveau, så du kan automatisere opgaver og integrere fax i andre platforme.
Faxplanlægning giver dig mulighed for at indstille faxen, der skal sendes på forhånd. Glem alt om at skulle være på kontoret eller indstille en alarm, du skal bare indtaste dato og klokkeslæt og glemme alt om det. Når faxen er sendt, modtager du som sædvanlig en bekræftelses-e-mail.
Andre funktioner, du kan forvente at finde hos de bedste udbydere, er muligheden for at integrere fax med cloud-opbevaringstjenester som Dropbox eller Google Docs og avancerede apps, der giver dig mulighed for at faxe via en telefon på få tryk.
En løsning skræddersyet til dine egne behov
I øjeblikket er der mange tjenester til fax online, hvilket giver dig masser af muligheder for at finde den rigtige plan til den rigtige pris. Du kan finde gratis sider, der giver dig mulighed for at faxe et par sider hver dag (sammen med en annonce), men du kan også finde tjenester med virksomhedsløsninger rettet mod virksomheder, der håndterer en stor faxvolumen.
Uanset hvad du vælger, foretag din ordentlige undersøgelse og undgå tjenester, der beder dig om et installationsgebyr, har skjulte gebyrer eller meget dyre gebyrer. Det er bedre at vælge en tjeneste, der giver dig mulighed for at oprette en gratis konto, så du kan prøve, før du køber.
