Valg af software er den vigtigste beslutning for en virksomhed, som fremtidens forretning afhænger af. Softwaremiljøet er grundlaget, som virksomheden vil udvikle sig på, og fejl her er ekstremt dyre.
De fleste iværksættere har hensynsløst tillid til berømte mærker og følger den sædvanlige adfærdsmodel, når de køber offline varer. Et kendt mærke er trods alt en garanti for kvalitet, og for det er vi villige til at betale for meget. Men tingene er anderledes i softwareverdenen. Store softwarevirksomheder forsøger at skrive universel software til at dække det maksimale antal industrier, og den lille spiller med sine nichebehov er af ringe interesse for nogen. Ingen vil justere softwaren for dig; du bliver nødt til at tile din virksomhed til softwarens funktionalitet.
Hvorfor tager det så lang tid at få softwaren?
Vi lever i en verden, hvor de fleste produkter bliver vores på få sekunder efter betaling: uanset om det er yoghurt, en biografbillet eller et musikabonnement. Dette er dog ikke altid tilfældet med test automatiseringssoftware: i mange tilfælde kan levering tage op til to uger. Dette bør tages i betragtning ved planlægning af forretningsprocesser: beregn alt på forhånd, så de nødvendige licenser ikke er nødvendige "lige nu".
Desværre afhænger den faktiske leveringsdato næsten ikke af den pågældende forhandler. Det er med andre ord oftest nytteløst at gå til en anden leverandør og bede dem om at levere varen hurtigere. Dette skyldes, at licensnøglen i mange tilfælde genereres af leverandøren allerede efter modtagelse af betalingen. Dine penge skal således gå til forhandlerens konto, derefter til distributørens konto, derefter til leverandøren, og først derefter genererer og sender leverandørens team nøglen. Hvis softwareleverandørens kontor er placeret i udlandet, er det værd at tage højde for forskellen i tidszoner, samt nationale helligdage (som er arbejdsdage i vores land) – og her har vi et par dage. Desuden er det ikke alle leverandører, der arbejder hurtigt, især når det kommer til eksotisk software, der udfører højt specialiserede opgaver.
Nogle gange er forhandleren i stand til at fremskynde denne proces. Dog kun hvis der er et partnerskab mellem forhandler og sælger. Det giver mening at tjekke, hvilken status din leverandør har i leverandørens partnerprogram: "Platin", "Guld", "Sølv" eller "Bronze" - det kan du ofte gøre direkte på leverandørens hjemmeside. Det er dog ikke alle leverandører, der har sådanne programmer.
Hvad er bedre: en permanent licens eller et abonnement?
Svaret på dette spørgsmål afhænger af din virksomheds detaljer. Det meste af tiden er det bedst at købe en abonnementslicens.
- For det første får du i dette tilfælde konstant opdateret software: så snart en ny version er frigivet, kan du drage fordel af alle dens fordele;
- For det andet, med regelmæssige betalinger, behøver du ikke at allokere et stort beløb til at købe softwaren på én gang, og alle udgifter er forudsigelige;
- For det tredje, hvis din virksomhed vokser (eller tværtimod skrumper), kan du fleksibelt justere det nødvendige antal abonnementer og kun betale for faktisk udstyrede arbejdspladser;
- For det fjerde er der ingen grund til at holde styr på, hvilke licenser det er tid til at forny – alt sker automatisk.
Men permanente licenser har også deres styrker. Først og fremmest er de nødvendige af små virksomheder, der arbejder på forældet hardware med gamle versioner af operativsystemer. I dette tilfælde bliver fordelene ved abonnementet til ulemper: regelmæssigt opdateret software kan simpelthen være uforenelig med arven fra tidligere installeret software og hardware. Der er et andet, meget utilitaristisk plus: en permanent licens er nemmere at sætte på bøgerne.
Hvordan beskytter du dig selv mod problemer med revisioner?
Den første måde er at fremlægge bevis for, at softwaren faktisk er købt. Engang plejede virksomheder at opbevare kasser med diske med softwareprodukter – når det var afkrydset, var dette i princippet nok, men ubelejligt. Derfor begyndte softwareproducenter at producere holografiske klistermærker: de blev fastgjort til computeren og var det første (omend uofficielle) bevis på, at denne arbejdsstation var udstyret med den licenserede software.
Boksens dage er dog forbi – i dag distribueres 99% af alle softwareprodukter som elektroniske nøgler. Men der er stadig en analog af klistermærker: disse er digitale licenser, som kan gemmes som PDF-filer og præsenteres ved kontrol.
Der er en anden måde at demonstrere softwarens lovlighed på: giv regnskabsdokumenter, der bekræfter, at softwaren er registreret hos organisationen.
Hvad er den rigtige måde at spare penge på?
Software, især specialiseret software, er et af de vigtigste produktionsværktøjer og er ofte ret dyrt. Du skal dog forstå, hvordan du sparer penge.
For eksempel bør du ikke købe software fra en tvivlsom butik: du kan tjekke din forretningspartner ved at se anmeldelser og ved at tjekke dens partnerstatus på leverandørers websteder.
Der er også de rigtige måder at spare penge på. Den første er at holde øje med særlige tilbud fra softwareleverandører. De kører ofte kampagner, som kan opdeles i flere typer:
- Rabatter, når du skifter fra et konkurrerende produkt;
- Mængderabatter: Hvis du køber N-licenser, får du X % rabat;
- Rabatter, når du køber to komplementære produkter sammen (f.eks. hovedsoftwaren og plugins til den);
- Rabat ved opgradering fra en gammel version til en ny – selvfølgelig er denne liste ikke komplet.
Automatisering er med til at optimere rutinen under alle omstændigheder. Så hvis du plejede at bruge to timer manuelt på at tage noter og udfylde papirarbejde, er det nu nemt at gøre med softwaren. Og det betyder to ledige timer til det vigtigste – individuelt arbejde med kunder. Automatisering til små og mellemstore virksomheder er populær på grund af dens omkostningseffektivitet og enkelhed. Ejeren behøver ikke at gøre en indsats for at optimere processer. Uanset hvilken slags virksomhed du har, hvis det handler om at forbedre effektiviteten, kan du ikke udsætte. Hvis programmet ikke kun kan spare tid, men også menneskelige ressourcer, hvorfor så ikke?
