I dag bruger de fleste virksomheder cloud-deling. Når du arbejder med andre virksomheder, skal du muligvis dele oplysninger og dokumenter i en B2B-dataudveksling. Desværre, når du bruger cloud-deling, kan du åbne din virksomhed op for forskellige sårbarheder. Det er op til dig at bruge et cloud-delingsprogram, der beskytter din virksomheds sikkerhed. For at sikre, at dine følsomme dokumenter deles sikkert, er der et par fejl, som du kan undgå.
Forudsat en delingspolitik
Hvis du ønsker at dele følsomme dokumenter sikkert, skal du have en fildelingspolitik på plads. Det er praktisk at samarbejde med andre virksomheder i virtuelle datarum, ligesom at kunne dele og se alle filer på samme sted. Men hvad sker der, hvis nogen er en sikker fil og sender den til en anden person? På samme måde, hvad ville der ske, hvis nogen udskrev et dokument og mistede det et sted i offentligheden? Håndhævede politikker holder dine data sikre.
Alle skal respektere dine regler, før de får adgang til dokumenterne. Forbyd for eksempel udskrivning af dokumenter eller og deling via personlig e-mail. Tilskynd folk til at blive i skyen i stedet for at prøve at arbejde offline.
Brug af en personlig Cloud Storage-løsning
Ikke al cloud-lagring er skabt ens. Personlig skylagring kan være fantastisk, men kun til personlig brug. Generelt er personlig skylagring enklere og mere overkommelig, men den har også mindre lagermængder og er normalt ikke beregnet til mere end én bruger.
Business cloud storage er på den anden side designet til virksomheder. Virksomhedsfildelingsplatforme har teknisk og repræsentanter til rådighed for at hjælpe dig og andre brugere med at fejlfinde problemer eller lære om forskellige funktioner. Derudover giver business cloud storage dig adgang til flere istrationsfunktioner og lagerplads. Virksomheder har brug for business cloud storage, fordi de har enorme lagermængder og kan understøtte flere brugere samtidigt.
Begrænser ikke filadgang
Pointen med en cloud-baseret delingsplatform er at kunne dele vigtige dokumenter med andre, men det betyder ikke, at du skal dele hver fil med hver enkelt medarbejder. Indstil grænser for filadgang baseret på nødvendighed. Selvom du ikke tror, at dine medarbejdere får adgang til filer, de ikke behøver at få adgang til, kan folk støde på data, der kan kompromittere din virksomhed. Prøv at forhindre, at fejlen sker ved at begrænse, hvem der kan få adgang til hvilke filer.
Ud over at se filer kan du begrænse, hvem der kan redigere, e og udskrive filer. Du har muligvis erhvervskunder, der har ret til at se filer, men som ikke burde have tilladelse til at redigere filerne. Hvis du springer funktionen over, der giver dig mulighed for at angive tilladelser, risikerer du dine data.
Overser enhedssårbarheder
Nogle gange investerer virksomheder i en sikker cloud-lagringsplatform, men giver brugerne mulighed for at få adgang til filerne fra smartphones eller computere med minimale sikkerhedsfunktioner. Når enheder har få eller ingen sikkerhedsfunktioner, kan det annullere de sikkerhedsforanstaltninger, der er truffet på platformen. Personlige computere har muligvis ikke tilstrækkelige firewalls, og personlige enheder uden beskyttende software kan allerede være udsat for malware og vira. Godkendte enheder skal have den nyeste og mest opdaterede software. Sørg for, at computerne har de nyeste sikkerhedsrettelser.
Du kan ikke altid kontrollere, hvordan dine virksomhedskunder får adgang til dokumenterne. Pas på ikke at kompromittere din cloud-lagring og begrænse tilladelser, så hvis deres netværk bliver kompromitteret, vil det ikke kompromittere din cloud-lagring.
Manglende brug af platformens funktioner
Vær ikke bange for at udforske de forskellige funktioner, der tilbydes af din platform. Du kan finde funktioner, du aldrig troede kunne hjælpe din virksomhed med at forblive sikker mod cyberangreb og tab af data. For eksempel giver nogle platforme dig mulighed for at sende brandede invitationer til filer i stedet for at sende filen som en vedhæftet fil.
Derudover kan du muligvis indstille brugerdefinerede timeouts for at beskytte dine data. For eksempel, hvis nogen lader vinduet stå åbent på deres computer og går væk, logger programmet dem automatisk ud efter en fastsat tid. Ligeledes kan programmet muligvis genkende forskellige enheder. Brugere skal muligvis gennemgå to-faktor-godkendelse for at få adgang til sikre filer.
Undgå fejl, mens du beskytter dine data
Når du samarbejder med andre virksomheder, skal du beskytte dine data. Hvis du ikke bruger et virksomheds fildelingsprogram og bruger alle sikkerhedsfunktionerne, kan du bringe din virksomheds følsomme oplysninger i fare. Så længe du er opmærksom på de forskellige risici forbundet med cloud-deling og bruger programmet korrekt, bør du være i stand til at beskytte dataene.
